CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO Y NO MORIR EN EL INTENTO

Evento en la playa¿Alguna vez te ha rondado por la cabeza la idea de organizar un evento y la has desestimado por no saber por dónde empezar? ¿En alguna ocasión te han delegado la responsabilidad de organizar un encuentro y has sentido verdadero pánico por si todo salía mal?

¿Sí? Pues bien, en el artículo de hoy voy a compartir contigo las siete claves que me parecen fundamentales a la hora de organizar un evento y que, hasta ahora, han sido infalibles para que todo fluyera de forma exitosa. ¿Empezamos?

1. DEFINE TU PÚBLICO OBJETIVO

Aunque parezca un aspecto obvio, te sorprenderías de la cantidad de personas que he conocido que se han puesto manos a la obra sin plantearse un sólo segundo cuál es el perfil de las personas a las que van a dirigir su propuesta.

Conocer y definir con cierto detalle las características  (edad, sexo, ámbito profesional, inquietudes personales, aficiones…) del público que te interesa atraer te permitirá manejar una información esencial e indudablemente útil para tomar (buenas) decisiones en referencia a los aspectos que van a dar forma a tu evento.

No dudes en dedicar cierto tiempo a este punto antes de elegir, por ejemplo, la actividad que vas a proponer, su hora de inicio o, incluso, el día de la semana en que vas a llevar a cabo tu encuentro.

2. IDENTIFICA LAS NECESIDADES DE TU PÚBLICO OBJETIVO

Sin lugar a dudas, si tu meta es despertar interés entre un colectivo determinado de personas, el primer paso es conocer las necesidades e inquietudes del mismo. Disponer de esta información te permitirá tener una idea orientativa y más acertada acercada del tipo de meeting que debes organizar para captar al público que te interesa.

Partiendo de esta base, parece lógico pensar que el evento no será el mismo si nuestro público es un colectivo joven y amante del fútbol que si es un grupo de coleccionistas de sellos. ¿Estamos de acuerdo? ¿Sí? ¡Sigamos!

3. TEN EN CUENTA EL PODER ADQUISITIVO DE TU(S) GRUPO(S) DE INTERÉS

Salvo que el evento que quieres organizar sea de acceso libre y gratuito, este elemento es crucial si te interesa que el encuentro sea un éxito. Si para participar en el mismo tu público va a tener que consumir algún tipo de producto, es importante que le facilites su adquisición teniendo en cuenta sus posibilidades económicas.

Ahora bien, también debo comentar que este factor puede convertirse en un arma de doble filo, ya que especular con el precio del evento (por ejemplo, apostar por una cena de coste elevado u ofrecer una conferencia a un precio superior al del mercado) puede resultar tu mejor estrategia para filtrar y atraer con mayor facilidad al público que realmente te interesa captar.

En definitiva, independientemente de la finalidad con la que determines el precio de la actividad que vas a ofrecer, debes considerar este factor a la hora de organizar tu propio evento.

4. ESCOGE ACERTADAMENTE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN DE TU EVENTO

Presta atención a tu forma y medio de comunicación, ya que este aspecto es crucial para que tu información llegue al mayor número de personas que engloban tu público objetivo.

Gracias al avance de las redes sociales, hoy en día dispones de infinidad de medios para dar visibilidad y promocionar tu evento, ¡aprovéchalas y haz que sumen a tu favor!

Además, te facilito un enlace en el que puedes encontrar información muy útil sobre algunas aplicaciones menos conocidas que pueden facilitarte mucho las cosas.

5. PRESTA ATENCIÓN A LOS DETALLES: OFRECE INFORMACIÓN PRECISA Y CONCRETA

En términos generales, a la gente nos gustan las cosas sencillas. No nos gusta que nos hagan perder el tiempo ni que nos entren con rodeos. Cada vez más, el tiempo se ha convertido en ese valioso tesoro que intentamos proteger como si nos fuera la vida en ello.

Por este motivo, si pretendes empatizar con tu público y conectar con él, debes convencerle de que contigo las cosas son fáciles y de que le ofreces soluciones, no problemas.

Una forma sencilla pero práctica para dar fluidez y generar interés en tu evento es el transmitir seguridad y control de la situación. ¿Cómo hacerlo? Ofrece información concreta y detallada desde el momento 0 de la difusión de tu evento: día y hora del encuentro, lugar en el que se va a desarrollar la actividad, resumen breve pero atractivo de la propuesta…

Recuerda: menos siempre es más.

6. MANTÉN LA ATENCIÓN Y EL INTERÉS DEL PÚBLICO INTERESADO DE FORMA CONSTANTE

Este aspecto es FUNDAMENTAL si transcurre mucho tiempo (más de un mes, por ejemplo) entre el momento en que presentas y difundes el evento y la fecha en que se va a llevar a cabo el mismo.

Por esta razón, mi sugerencia es que proporciones de forma progresiva y constante la información que sea secundaria, es decir, aquellos datos del evento que sean menos relevantes.

Otra forma muy útil de mantener la atención del público interesado es propiciando la interacción entre las personas que potencialmente o con mayor probabilidad van a asistir al evento. Es una forma de romper el hielo y de relajar posibles tensiones, principalmente cuando algunas personas van a coincidir por primera vez y acuden a solas.

7. PRESTA ATENCIÓN AL ACOMPAÑAMIENTO MUSICAL: LA DELGADA LÍNEA ROJA ENTRE EL ÉXITO Y EL FRACASO

La música es una de las máximas formas de transmisión y conexión emocional, por lo que, si tu evento va a ser una fiesta o contener ciertos momentos festivos, la buena elección de la música es un aspecto importantísimo.

Desde la experiencia, te diré que he visto cómo más de un evento se ha ido al traste a causa de la elección de un mal repertorio musical. En ocasiones, este resultado puede ser la consecuencia de no haber tenido en cuenta las características del público objetivo a las que hacía referencia al inicio de este artículo.

Confía en tu intuición, pero no dejes que ésta camine sola.

Mi recomendación es que inviertas cierto tiempo a conocer mejor los gustos musicales de las personas que van a asistir a tu evento y que los tengas en cuenta. El esfuerzo que te supondrá es mínimo (puedes resolverlo lanzando una pregunta sobre este tema abierta en el aire y seguro que habrá quien te proporcionará información) y el resultado, incomparable al tiempo invertido.

Si aún no te he convencido, te animo a que te plantees lo siguiente: ¿cómo has reaccionado cuando en el momento más inesperado has vuelto a escuchar una canción que te encanta y que hacía siglos que no escuchabas? 

La música vincula a las personas y es portadora de recuerdos. Haz que sea partícipe de tu evento y deja que las buenas energías fluyan…

Espero que mis consejos te sean útiles y me cuentes cómo te ha ido en el caso de que los lleves a la práctica y, si tienes experiencia organizando eventos, te animes a compartir tu punto de vista con un comentario. ¡¡Gracias!!

Foto: Organizar un evento

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